Document de référence et rapport fi nancier annuel 2018 - BNP PARIBAS62
2 GOUVERNEMENT D ENTREPRISE ET CONTRÔLE INTERNE
2
Rapport sur le gouvernement d entreprise
ARTICLE 2. FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D ADMINISTRATION
2.1. ORGANISATION DES RÉUNIONS Il se réunit un minimum de quatre fois par an et autant de fois que les circonstances ou l intérêt de BNP Paribas l exigent.
Les convocations peuvent être transmises par le Secrétaire du Conseil.
Le Secrétaire du Conseil prépare l ensemble des documents nécessaires aux séances du Conseil et organise la mise à disposition de l ensemble de la documentation aux administrateurs et autres participants aux séances.
Il est tenu un registre de présence, signé par les administrateurs participant à la séance du Conseil d administration et qui mentionne le nom des administrateurs réputés présents.
Les délibérations du Conseil sont constatées par des procès-verbaux établis par le Secrétaire du Conseil transcrits sur un registre spécial conformément à la législation en vigueur. Le Secrétaire du Conseil est habilité à délivrer et certifi er les copies ou extraits de procès-verbaux. Chaque procès-verbal de Conseil fait l objet d une approbation lors d une séance de Conseil ultérieure.
Les décisions du Conseil d administration sont exécutées par le Directeur Général, ou un Directeur Général délégué, soit par tout délégué spécial que le Conseil désigne.
2.2. MOYENS DE PARTICIPATION Sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identifi cation, garantissant leur participation effective, transmettant au moins la voix des participants, et satisfaisant, de par leurs caractéristiques techniques, aux besoins de confi dentialité et à la retransmission continue et simultanée des délibérations, à l exception de l arrêté des comptes et du rapport de gestion. Le procès-verbal mentionne, le cas échéant, la survenance d éventuels incidents techniques si elle a perturbé le déroulement de la séance.
DEUXIÈME PARTIE LES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION
ARTICLE 3. COMPOSITION, INFORMATION ET COMPÉTENCE
3.1. PRÉSIDENT DU CONSEIL D ADMINISTRATION
3.1.1. Relations avec les autres organes de la Société et vis-à-vis de l extérieur
Dans les relations avec les autres organes de la Société et vis-à-vis de l extérieur, le Président est le seul à pouvoir agir au nom du Conseil et à s exprimer en son nom, sauf circonstances exceptionnelles, et hormis mission particulière ou mandat spécifi que confi é par le Conseil d administration à un autre administrateur.
Le Président veille à maintenir une relation étroite et confi ante avec la Direction Générale. Il lui apporte son aide et ses conseils tout en respectant ses responsabilités exécutives. Il organise son activité pour garantir sa disponibilité et mettre son expérience au service de la Société.
Il contribue à la promotion des valeurs et de l image de la Société, tant au sein du Groupe qu à l extérieur de celui-ci.
En étroite coordination avec la Direction Générale, il peut représenter le Groupe dans ses relations de haut niveau, notamment les grands clients, les pouvoirs publics et les institutions, aux plans national, européen et international.
Il veille au maintien de la qualité des relations avec les actionnaires en étroite coordination avec les actions menées dans ce domaine par la Direction Générale. Il rend compte de cette mission au Conseil.
Il veille à ce que soient établis et mis en œuvre les principes du gouvernement d entreprise.
Le Président est le gardien du bon fonctionnement du Conseil d administration de BNP Paribas. À ce titre :
■ avec le concours du Comité de gouvernance, d éthique, des nominations et de la RSE, avec l approbation du Conseil et de l Assemblée G énérale des actionnaires lorsqu il y a lieu, il s efforce de construire un Conseil effi cace et équilibré, et de gérer les processus de remplacement et de succession concernant le Conseil et les nominations dont celui-ci a à connaître ;
■ il peut assister à tous les Comités et peut ajouter à l ordre du jour de ceux-ci tout sujet qu il considère comme pertinent ;
■ il s assure que les administrateurs disposent en temps voulu, sous une forme claire et appropriée, de la documentation et de l information nécessaires à l exercice de leur mission.
3.1.2. Organisation des travaux du Conseil d administration
Le Président organise et dirige les travaux du Conseil d administration afi n de le mettre à même d accomplir toutes ses missions. Il fi xe le calendrier et l ordre du jour des réunions du Conseil et le convoque.
Il veille à la bonne organisation des travaux du Conseil de manière à en promouvoir le caractère décisionnaire et constructif. Il anime les travaux du Conseil et coordonne ses travaux avec ceux des C omités spécialisés.
Il s assure que le Conseil consacre le temps nécessaire aux questions intéressant l avenir de la Société et notamment sa stratégie.
Le Président est tenu régulièrement informé par le Directeur Général et les autres membres de la Direction Générale des événements et situations signifi catifs relatifs à la vie du Groupe, notamment : le déploiement de la stratégie, l organisation, les projets d investissement et de désinvestissement, les opérations fi nancières, les risques, les états fi nanciers.
Il reçoit du Directeur Général l ensemble des informations requises par la loi au titre du rapport sur le contrôle interne.
Il peut demander au Directeur Général ou à tout responsable, et particulièrement aux responsables des fonctions de contrôle, toute information propre à éclairer le Conseil et ses comités dans l accomplissement de leur mission.
Il peut entendre les Commissaires aux comptes en vue de la préparation des travaux du Conseil et du Comité des comptes.
3.2. ADMINISTRATEURS Ils s engagent à agir dans l intérêt social de BNP Paribas et à respecter toutes les dispositions du présent Règlement i ntérieur qui leur sont applicables, et en particulier les procédures du Conseil d administration.
